El bloqueo de tiempo es una forma de planificar el día dando a cada tarea su propio hueco en el calendario, de modo que en vez de una lista de tareas tienes un horario que dice en qué trabajarás y cuándo. Anotas lo que hay que hacer, calculas cuánto tardará cada cosa, pones cada una en un bloque y dejas huecos para lo que se alargue y para las pausas. Cuando el día cambia, rediseñas el resto. A quien tiende a procrastinar le ayudan sobre todo dos cosas: decides de antemano cuándo empiezas, y cada bloque se abre con un primer paso que dura unos dos minutos.
¿Qué es el bloqueo de tiempo?
El bloqueo de tiempo es un método de planificación en el que divides tu día, o tu semana, en bloques de tiempo y asignas cada bloque a una tarea o a un tipo de trabajo. Combina un calendario con una lista de tareas. Una lista te dice qué hay que hacer. Un horario por bloques te dice además cuándo, y te muestra rápido si todo lo de la lista cabe de verdad en el día. El método es antiguo, pero se volvió popular de nuevo en la década de 2010, en gran parte por el autor Cal Newport.
Cómo bloquear tu día, paso a paso
Para bloquear un día, anotas tus tareas, las estimas, las colocas en el calendario con pausas y márgenes y ajustas el plan cuando el día cambia.
- Planifica la noche antes o a primera hora. Diez o quince minutos suelen bastar.
- Pon primero lo fijo, como reuniones, clases, llevar y recoger a los niños y la comida.
- Elige la tarea que más importa y dale tus mejores horas. Si a las 9:00 tienes la cabeza más clara, pon ahí lo difícil y manda el correo para más tarde.
- Estima y luego añade un tercio. Casi todos subestimamos cuánto tardan las cosas. En un estudio, estudiantes que escribían una tesis predijeron que terminarían en 33,9 días de media y tardaron 55,5 (Buehler et al., 1994).
- Agrupa lo pequeño. El correo, los mensajes y las llamadas van en uno o dos bloques.
- Deja un bloque de margen por la tarde para recoger lo que se alargó.
- Escribe el primer paso dentro de cada bloque. En vez de «informe», escribe «abrir el informe y escribir una frase tosca bajo la sección 2».
- Rediseña cuando el plan se rompe. Si una reunión se alarga o surge algo urgente, mueve los bloques que quedan.
Un día de ejemplo con bloques
Es un día de trabajo para alguien con un informe que entregar, una declaración de la renta que lleva semanas evitando y una cantidad normal de correo. La tercera columna es lo primero que hay que hacer al empezar cada bloque.
| Hora | Bloque | Primer paso |
|---|---|---|
| 9:00–10:30 | Trabajo profundo: informe, sección 2 | Abrir el informe y escribir una frase tosca bajo «Sección 2». |
| 10:30–11:30 | Correo y mensajes | Abrir la bandeja de entrada y responder al mensaje más antiguo. |
| 11:30–12:30 | Reunión de equipo | Abrir el orden del día y escribir una pregunta. |
| 12:30–13:15 | Comida | Cerrar el portátil. |
| 13:15–14:00 | La tarea evitada: declaración de la renta | Entrar en la web de hacienda y buscar la declaración del año pasado. |
| 14:00–14:30 | Margen | Mirar qué se alargó y elegir una cosa para terminar. |
| 14:30–15:30 | Bloque de administración | Abrir la carpeta de facturas y archivar la primera. |
| 15:30–16:15 | Correo y mensajes | Responder primero a todo lo marcado como urgente. |
| 16:15–16:30 | Cerrar y planificar mañana | Escribir el primer bloque de mañana y su primer paso. |
La declaración de la renta recibe solo 45 minutos a propósito. Un bloque corto para una tarea que temes es más fácil de empezar que uno largo, y si va bien puedes tomar tiempo del margen.
Bloqueo de tiempo frente a timeboxing, batching y días temáticos
Estos cuatro métodos se solapan, y la gente usa los nombres con soltura, pero cada uno responde a una pregunta algo distinta.
| Método | Qué decides | Ejemplo |
|---|---|---|
| Bloqueo de tiempo | Cuándo trabajarás en algo. | «Informe de 9:00 a 10:30». |
| Timeboxing | El tiempo máximo que se le permite a una tarea. Cuando se acaba, paras. | «Las diapositivas tienen 60 minutos, terminadas o no». |
| Batching | Qué tareas pequeñas y parecidas harás juntas. | «Todas las llamadas entre las 15:00 y las 15:30». |
| Días temáticos | Para qué tipo de trabajo es cada día entero. | «Los lunes son de administración, los martes de escribir». |
En la práctica se mezclan bien. Casi todos los días bloqueados contienen uno o dos bloques de batching, y mucha gente pone límite de tiempo a las tareas que tienden a crecer, como las diapositivas. Los días temáticos les van a quienes tienen un trabajo que se divide en tipos claros, como autónomos con varios clientes, pero es difícil usarlos si tu trabajo te manda un poco de todo cada día. El batching tiene una base razonable en la investigación: las personas van más lentas y cometen más errores justo después de cambiar de tarea (Monsell, 2003), y agrupar significa menos cambios.
El método de bloqueo de tiempo de Cal Newport
Cal Newport, profesor de informática y autor de Deep Work, planifica por adelantado cada hora de trabajo de su día y corrige el plan cuando el día cambia. En una entrada de blog de 2013 describe cómo pasa de diez a veinte minutos cada tarde construyendo el horario del día siguiente en un cuaderno de papel (Newport, 2013). La columna izquierda tiene dos líneas por hora, divididas en bloques etiquetados. La columna derecha guarda notas, con espacio para correcciones cuando el día va distinto de lo planeado.
Dos detalles merecen tomarse prestados. También bloquea el tiempo reactivo, así que responder a lo que llega tiene su bloque como cualquier otra tarea, y trata un plan interrumpido como algo normal. Además estima que una semana de 40 horas bloqueada produce aproximadamente tanto como una de 60 horas sin plan, y lo presenta como su propia estimación y no como un resultado medido. En 2020 publicó The Time-Block Planner, un planificador de papel construido alrededor del método.
Cómo bloquear en Google Calendar, Todoist o en papel
Google Calendar
Google Calendar funciona bien para el bloqueo de tiempo porque puedes arrastrar los bloques cuando el día cambia.
- Crea un calendario aparte llamado «Bloques», para que tus bloques tengan su propio color y puedas ocultarlos al compartir tu calendario.
- En la vista Semana, arrastra sobre el tiempo que quieras, nombra el bloque con la tarea y pon el primer paso en la descripción.
- Convierte los bloques regulares, como los del correo, en eventos recurrentes, y añade una notificación para la hora de inicio.
- Con una cuenta de Google Workspace del trabajo o de la universidad, puedes convertir un bloque en un evento de «Tiempo de concentración», que puede rechazar reuniones y silenciar las notificaciones de Chat durante él.
Todoist y otras herramientas de bloqueo
La vista de calendario de Todoist, parte de sus planes de pago, te deja arrastrar tareas a franjas horarias y sincronizarlas con Google Calendar u Outlook. Apple Calendario, Outlook y la mayoría de las apps de planificación funcionan de forma parecida.
En papel
El papel es la opción más sencilla, y es la que usa Newport. Escribe las horas en el lado izquierdo de una página con una línea por cada media hora, dibuja una caja para cada bloque y lleva las notas a la derecha. Cuando el plan se rompe, tacha el resto del día y vuelve a dibujarlo.
Por qué el bloqueo de tiempo ayuda contra la procrastinación
El bloqueo de tiempo ayuda a quien procrastina porque convierte una intención vaga en una decisión sobre cuándo y dónde empezarás. Los psicólogos llaman a estos planes intenciones de implementación: «Cuando sean las 13:15 y esté en mi escritorio, entraré en la web de hacienda». Un metaanálisis de 94 pruebas independientes encontró que hacer estos planes tenía un efecto de magnitud media a grande sobre si las personas alcanzaban sus objetivos (Gollwitzer y Sheeran, 2006). Un bloque de tiempo es la versión ya hecha de ese plan, siempre que nombre la acción además de la hora. La guía sobre intenciones de implementación explica cómo escribirlas.
También te quita una decisión que si no tomarías muchas veces al día. Sin plan, cada media hora libre empieza con averiguar qué toca ahora, y la respuesta fácil suele ser el correo. Si quieres un conjunto más amplio de métodos, la guía sobre cómo dejar de procrastinar (en inglés) cubre ocho.
Por qué fallan los bloques y cómo arreglarlo
La razón más común de que los bloques fallen es que empiezan con una tarea vaga. «Tesis, 9:00–11:00» parece un plan, pero a las 9:00 todavía tienes que decidir qué significa «tesis» hoy: leer, esquematizar, escribir o corregir referencias. En esa decisión ocurre la evitación, y veinte minutos después estás ordenando el escritorio.
La solución es abrir cada bloque con un primer paso que dure unos dos minutos y empiece con un verbo: «Abrir el capítulo 3 y escribir una frase tosca sobre los resultados de la encuesta». Entonces empezar no requiere decisión, y una vez dentro, continuar es más fácil que empezar. La guía de la regla de los dos minutos (en inglés) tiene una tabla de ejemplos, y la herramienta gratuita de primer paso (en inglés) escribe uno para cualquier tarea que escribas.
Otros problemas habituales:
- El día está lleno hasta el borde, así que un retraso rompe todo lo que viene después. Deja al menos un bloque de margen.
- La tarea más difícil recibe el peor hueco. Si siempre cae a las 16:00, siempre se deslizará a mañana. Mucha gente le da el primer bloque del día, que es la idea detrás de cómete la rana.
- Un plan roto se siente como un día perdido. Los planes se rompen todo el tiempo, y por eso Newport deja espacio para correcciones. Rediseña el resto del día desde donde estás y sigue con el bloque siguiente.
- Los bloques son demasiado largos para empezar. Un bloque de tres horas para algo que temes es fácil de saltarse. Divídelo o hazlo en rondas de 25 minutos con un temporizador Pomodoro (en inglés).
Cuándo no encaja el bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo funciona peor cuando no controlas buena parte de tu día. Si estás de guardia, en atención al cliente, cuidando a niños pequeños o trabajando en turnos que cambian con poco aviso, un día totalmente bloqueado se romperá antes de las 10:00. Una versión más ligera sigue ayudando: bloquea el tiempo reactivo como tiempo reactivo, como sugiere Newport, y protege un bloque corto, aunque sean 30 minutos, para la única cosa que sigues aplazando. Ese único bloque es para lo que está hecho Startr. Eliges una hora y un lugar para eso que estás evitando, la app redacta un primer paso de dos minutos y a esa hora cuenta 3-2-1 y arranca un temporizador de 5 minutos.
Con TDAH también puede ser difícil. Una revisión de 2023 encontró que los adultos con TDAH tenían dificultades para estimar el tiempo y gestionarlo, aunque solo nueve estudios cumplían sus criterios (Mette, 2023). Si el tiempo tiende a escapársete, mantén los bloques entre 25 y 45 minutos, usa un temporizador visible en vez de fiarte de tu sentido del tiempo y planifica menos bloques con huecos más grandes. La guía sobre TDAH y procrastinación tiene más sobre esto. Si los problemas de tiempo están afectando a tu trabajo o a tus relaciones, merece la pena hablar con un médico.
Preguntas frecuentes
¿Funciona de verdad el bloqueo de tiempo?
Hay muy poca investigación sobre el bloqueo de tiempo en sí. Hay buena investigación sobre sus partes: decidir cuándo y dónde actuarás hace que la gente sea más propensa a cumplir (Gollwitzer y Sheeran, 2006), y cambiar de tarea menos a menudo desperdicia menos tiempo (Monsell, 2003). La prueba más sencilla es probarlo una semana.
¿Cuánto debería durar un bloque de tiempo?
No hay una respuesta fija. Mucha gente usa de 60 a 90 minutos para trabajo exigente y de 30 a 45 minutos para bloques de tareas pequeñas. Si te cuesta empezar, hazlo más corto, porque un bloque corto es más fácil de comenzar.
¿Cuál es la diferencia entre el bloqueo de tiempo y el timeboxing?
El bloqueo de tiempo decide cuándo trabajarás en algo. El timeboxing decide el tiempo máximo que se le permite, y paras cuando se acaba, terminado o no.
Startr es una app contra la procrastinación para el bloque que siempre te saltas. Escribes eso que sigues aplazando, la app redacta un primer paso de dos minutos, eliges una hora y un lugar, y a esa hora hace la cuenta atrás y arranca un temporizador de 5 minutos. No hay registro y la web funciona en cualquier móvil u ordenador.
Consigue mi primer pasoFuentes
- Newport, C. (2013, December 21). Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day. calnewport.com
- Gollwitzer, P. M. & Sheeran, P. (2006). Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes. Advances in Experimental Social Psychology, 38, 69–119. doi:10.1016/S0065-2601(06)38002-138002-1)
- Buehler, R., Griffin, D. & Ross, M. (1994). Exploring the "planning fallacy": Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381. doi:10.1037/0022-3514.67.3.366
- Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140. doi:10.1016/S1364-6613(03)00028-700028-7)
- Mette, C. (2023). Time perception in adult ADHD: Findings from a decade. A review. International Journal of Environmental Research and Public Health, 20(4), 3098. doi:10.3390/ijerph20043098
- Google Calendar Help. Use focus time in Google Calendar. support.google.com
- Todoist. Time Blocking: Your Complete Guide to More Focused Work. todoist.com
- Newport, C. (2020). The Time-Block Planner. Portfolio.